Dokümantasyon ve Kütüphane Daire Başkanlığı, üniversitenin bilgi ve akademik kaynaklarını seçen, sağlayan, düzenleyen, koruyan, erişime sunan ve kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarını karşılayan temel akademik destek birimidir.
Basit bir ifadeyle:
Dokümantasyon ve Kütüphane Daire Başkanlığı, üniversitenin bilgi ve kaynak yönetim merkezidir.
Ancak günümüzde kütüphane kavramı yalnızca kitap, dergi ve fiziksel materyal anlamına gelmemektedir. Elektronik kitaplar, akademik veri tabanları, elektronik dergiler, dijital arşivler, açık erişim kaynakları, kurumsal akademik yayınlar ve araştırma verileri de bu alanın parçası hâline gelmiştir.
1. Dokümantasyon ve Kütüphane Daire Başkanlığı nedir?
Bu başkanlığın temel amacı, üniversitenin:
Öğrencilerinin,
Akademik personelinin,
Araştırmacılarının,
İdari personelinin
ihtiyaç duyduğu bilgi kaynaklarını sağlamak ve bu kaynaklara erişimi kolaylaştırmaktır.
Örneğin bir akademisyen araştırma yaparken:
20 akademik makaleye,
5 elektronik kitaba,
Bir akademik veri tabanına,
Eski tarihli bir dergiye
ihtiyaç duyabilir.
Kütüphane Başkanlığı bu kaynakların bulunması, satın alınması/aboneliği, kataloglanması ve kullanıcıya ulaştırılması süreçlerini yönetir.
2. Görev alanı nedir?
Görev alanını birkaç ana başlıkta değerlendirebiliriz.
A. Kütüphane koleksiyonunun oluşturulması
Üniversitenin akademik alanlarına uygun kaynakların belirlenmesi ve temin edilmesi başkanlığın temel görevlerinden biridir.
Bunlar:
Basılı kitaplar,
E-kitaplar,
Akademik dergiler,
E-dergiler,
Tezler,
Referans kaynakları,
Gazeteler,
Görsel-işitsel materyaller,
Akademik veri tabanları
olabilir.
Örneğin üniversitede:
Hukuk Fakültesi varsa hukuk alanındaki kaynakların,
Mühendislik Fakültesi varsa mühendislik veri tabanlarının,
İlahiyat Fakültesi varsa İslami ilimler ve ilgili disiplinlerdeki kaynakların
yeterli düzeyde olması gerekir.
3. Elektronik kaynakların yönetimi
Modern üniversite kütüphanelerinde bu alan çok önemlidir.
Başkanlık:
Web of Science,
Scopus,
EBSCO,
ProQuest,
ScienceDirect,
SpringerLink
gibi akademik veri tabanlarına erişim sağlayabilir.
Ayrıca:
Elektronik kitap,
Elektronik dergi,
Akademik veri tabanı,
Dijital arşiv
aboneliklerini yönetir.
Burada önemli olan sadece abonelik satın almak değildir.
Hangi veri tabanına ihtiyaç var?
Kaç kullanıcı erişiyor?
Maliyeti ne kadar?
Kullanım oranı nedir?
Abonelik yenilenmeli mi?
gibi konular da değerlendirilir.
4. Kataloglama ve sınıflandırma
Kütüphaneye yeni bir kitap geldiğinde kitabın doğrudan rafa konulması yeterli değildir.
Kitabın:
Bibliyografik kaydı oluşturulur,
Yazarı belirlenir,
Konusu belirlenir,
Sınıflandırması yapılır,
Kütüphane otomasyon sistemine kaydedilir.
Böylece kullanıcı:
“İslam tarihi konusunda 2018-2025 arasında yayımlanmış kitapları bul.”
dediğinde kütüphane sistemi üzerinden arama yapabilir.
5. Kullanıcı hizmetleri
Kütüphanenin öğrenci ve akademisyenlere sunduğu hizmetler de başkanlığın görev alanındadır.
Örneğin:
Kitap ödünç verme,
İade işlemleri,
Rezervasyon,
Kütüphaneler arası ödünç verme,
Kaynak tarama,
Akademik araştırma desteği,
Referans hizmetleri,
Kullanıcı eğitimi
gibi hizmetler.
6. Akademik araştırma desteği
Bence modern bir üniversitede bu başkanlığın en önemli görevlerinden biri budur.
Kütüphane artık yalnızca:
“Kitabı bul ve öğrenciye ver.”
mantığında çalışmamalıdır.
Bunun yerine araştırmacıya:
“Doğru akademik bilgiye en hızlı ve güvenilir şekilde ulaşmasını sağlayalım.”
yaklaşımıyla hizmet vermelidir.
Örneğin araştırmacılara:
Akademik veri tabanı kullanımı,
Literatür tarama,
Atıf analizi,
Kaynak yönetim araçları,
Akademik yayıncılık,
Açık erişim,
Akademik intihal farkındalığı
konularında eğitimler verilebilir.
7. Dijital kütüphane
Günümüzde üniversite kütüphanelerinin önemli bir bölümü dijital ortamda hizmet vermektedir.
Örneğin:
Fiziksel Kütüphane
↓
Kütüphane Otomasyon Sistemi
↓
Elektronik Kaynaklar
↓
Dijital Arşiv
↓
Kurumsal Akademik Arşiv
↓
Uzaktan erişim
şeklinde bir yapı kurulabilir.
Öğrenci kampüs dışında olsa bile üniversitenin elektronik kaynaklarına güvenli biçimde erişebilmelidir.
8. Kurumsal akademik arşiv
Üniversitenin kendi akademik üretiminin saklanması da önemli bir görevdir.
Örneğin:
Yüksek lisans tezleri,
Doktora tezleri,
Akademik makaleler,
Bildiriler,
Kitaplar,
Üniversite yayınları,
Araştırma raporları
dijital ortamda arşivlenebilir.
Bu sistem kurumsal akademik arşiv olarak yapılandırılabilir.
Böylece üniversitenin yıllar içerisinde ürettiği akademik bilgi kaybolmaz ve uygun politikalar çerçevesinde erişilebilir hâle gelir.
9. Üniversite yayınlarının yönetimi
Bazı üniversitelerde kütüphane/dokümantasyon birimi:
Üniversite yayınevi,
Üniversite tarafından yayımlanan kitaplar,
Akademik dergiler,
Üniversite süreli yayınları
gibi faaliyetlerde de görev alabilir.
Ancak bu görevlerin hangi birime bağlı olduğu üniversitenin kendi teşkilat yapısına göre değişebilir.
10. Kütüphane binaları ve çalışma ortamları
Kütüphanenin fiziksel hizmetlerinin işletilmesi de başkanlığın sorumluluğundadır.
Örneğin:
Okuma salonları,
Bireysel çalışma alanları,
Grup çalışma odaları,
7/24 çalışma alanları,
Bilgisayar salonları,
Sessiz çalışma alanları,
Engelli kullanıcıların erişimi
gibi hizmetlerin planlanması ve işletilmesi gerekir.
11. Bilgi kaynaklarının korunması
Kütüphane koleksiyonunun korunması da önemli bir görevdir.
Özellikle:
Nadir eserler,
Arşiv belgeleri,
El yazmaları,
Eski kitaplar,
Üniversiteye ait özel koleksiyonlar
için özel koruma ve restorasyon yöntemleri gerekebilir.
12. Başkanın görevi nedir?
Dokümantasyon ve Kütüphane Daire Başkanı, kütüphanede kitap dağıtan kişi değildir.
Başkanın temel görevi:
Üniversitenin bilgi ve kütüphane hizmetlerinin stratejik olarak planlanması, yönetilmesi, geliştirilmesi ve üniversitenin akademik ihtiyaçlarına uygun şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Başkanın temel sorumlulukları
1. Kütüphane stratejisini oluşturmak
Başkan şu sorulara cevap arar:
Üniversitemizin akademik alanları için hangi kaynaklara ihtiyacımız var?
Fiziksel kütüphane mi büyütülmeli, dijital kaynaklara mı yatırım yapılmalı?
Akademisyenlerin araştırma ihtiyaçları yeterince karşılanıyor mu?
Kütüphanenin uluslararası akademik kaynaklara erişimi yeterli mi?
2. Koleksiyon ve abonelik bütçesini yönetmek
Özellikle elektronik veri tabanları oldukça maliyetli olabilir.
Başkan:
Kaynak ihtiyaçlarını belirler,
Bütçe planlamasına katkı sağlar,
Abonelikleri değerlendirir,
Kullanım istatistiklerini inceler,
Maliyet/fayda analizi yaptırır.
Örneğin:
“Yıllık 2 milyon TL ödediğimiz veri tabanı gerçekten kullanılıyor mu?”
sorusunun cevabını takip eder.
3. Personeli yönetmek
Başkan:
Kütüphaneciler,
Dokümantasyon uzmanları,
Teknik personel,
Kullanıcı hizmetleri personeli
gibi çalışanların görev dağılımını ve koordinasyonunu sağlar.
4. Akademik birimlerle koordinasyon
Başkanın fakülteler ve enstitülerle sürekli iletişim içinde olması gerekir.
Örneğin:
İlahiyat Fakültesi:
“Arapça ve klasik İslami ilimler kaynaklarına ihtiyacımız var.”
Mühendislik Fakültesi:
“IEEE veri tabanına ihtiyacımız var.”
Psikoloji Bölümü:
“APA kaynaklarına ve psikoloji veri tabanlarına erişim gerekiyor.”
Başkan bu ihtiyaçların değerlendirilmesini ve kaynak planlamasına yansıtılmasını sağlar.
13. Başkanın üst yönetime karşı görevi
Daire Başkanı, Rektörlük açısından üniversitenin bilgi kaynakları ve kütüphane hizmetlerinden sorumlu yöneticidir.
Rektörlüğe:
Kütüphane bütçesi,
Kaynak ihtiyaçları,
Veri tabanı abonelikleri,
Kullanıcı istatistikleri,
Kütüphane yatırımları,
Dijital kütüphane,
Akademik araştırma destekleri
konusunda rapor ve öneriler sunar.
14. BİDB ile Kütüphane Daire Başkanlığı arasındaki ilişki
Bu iki birimin görevleri günümüzde zaman zaman kesişebilir.
Örneğin:
Kütüphane Başkanlığı:
“Elektronik kaynaklara ve dijital arşive ihtiyaç var.”
Bilgi İşlem:
“Bu sistemlerin teknik altyapısını ve güvenli erişimini sağlayalım.”
Dolayısıyla:
Konu
Kütüphane
Bilgi İşlem
Kitap seçimi
✓
—
Veri tabanı seçimi
✓
Teknik destek
E-kitap
✓
Teknik altyapı
Katalog
✓
Sistem desteği
Kütüphane otomasyonu
✓ Yönetim
✓ Teknik destek
Dijital arşiv
✓ İçerik/yönetim
✓ Teknik altyapı
Sunucular
—
✓
Network
—
✓
Siber güvenlik
Koordinasyon
✓
Uzaktan erişim
İhtiyaç/yönetim
✓ Teknik altyapı
Akademik kaynak eğitimi
✓
—
Bu ayrım özellikle üniversitenin teşkilat yapısını tasarlarken önemlidir.
15. Başkanlığın ideal organizasyon yapısı
Orta veya büyük ölçekli bir üniversitede örneğin şu yapı kurulabilir:
Dokümantasyon ve Kütüphane Daire Başkanı
→ Kütüphane Hizmetleri Şube Müdürlüğü
→ Elektronik Kaynaklar ve Veri Tabanları Birimi
→ Kataloglama ve Sınıflandırma Birimi
→ Kullanıcı Hizmetleri Birimi
→ Dijital Kütüphane ve Kurumsal Arşiv Birimi
→ Araştırma ve Akademik Bilgi Hizmetleri Birimi
Üniversitenin büyüklüğüne göre bunların bazıları ayrı şube müdürlüğü, bazıları ise birim/servis olarak yapılandırılabilir.
16. Kısaca özet
Dokümantasyon ve Kütüphane Daire Başkanlığı:
Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetlerini desteklemek amacıyla basılı ve elektronik bilgi kaynaklarını sağlayan, düzenleyen, koruyan, erişime sunan ve akademik bilgi hizmetlerini yöneten idari birimdir.
Daire Başkanı:
Üniversitenin kütüphane ve bilgi hizmetlerinin stratejisini belirleyen, kaynak ve bütçe planlamasını yapan, personeli yöneten, akademik birimlerin bilgi ihtiyaçlarını koordine eden, elektronik kaynakları ve dijital kütüphane hizmetlerini geliştiren ve Rektörlüğe karşı sorumluluk taşıyan yöneticidir.
Özellikle sizin üniversite yapılanması açısından bakarsak, Bilgi İşlem + İdari ve Mali İşler + Dokümantasyon ve Kütüphane üçlü yapısının görev sınırlarını doğru çizmek önemli. Çünkü özellikle dijital arşiv, elektronik kaynaklar, satın alma, veri tabanları, kurumsal akademik arşiv ve bilgi güvenliği konularında bu üç birimin görevleri kesişebiliyor.