SOSYAL BİLİMLER ÜNİVERSİTESİ
İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
Ömer Veli GÖK
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı (İMİDB) Hakkında
Üniversitenin akademik faaliyetlerinin arka planındeaki idari, mali ve operasyonel hizmetleri yöneten birimdir.
Burada BİDB ile önemli bir fark vardır:
Bilgi İşlem dijital altyapıyı yönetirken, İdari ve Mali İşler üniversitenin fiziksel, mali ve operasyonel altyapısının önemli bir bölümünü yönetir
1. Üniversitede ögrenci ve personelin egitim ve çalışma faaliyetlerinin sürdürülebilmesi için:
gibi çok sayıda hizmetin yürütülmesi gerekir. İşte bu hizmetlerin önemli bir kısmının koordinasyonu ve yürütülmesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilir. Ancak burada önemli bir ayrım vardır: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, üniversitenin bütün mali işlerini tek başına yapan bir birim değildir.
Dolayısıyla İMİDB’nin “mali” yönü özellikle harcama, satın alma, mal ve hizmet temini ve bunların idari süreçleri ile yakından ilişkilidir.
Sosyal bilimler üniversitesi
2-Görev Alanları
İMİDB’nin görev alanını birkaç ana başlıkta inceleyebiliriz.
A. Satın alma ve ihale işlemleriÜniversitenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin temin edilmesi en önemli görev alanlarından biridir. Örneğin:
İgibi ihtiyaçların satın alma süreçleri yürütülebilir. Bu kapsamda:
İhtiyacın belirlenmesi → yaklaşık maliyet → satın alma yöntemi → ihale/doğrudan temin süreci → sözleşme → teslim → kontrol → ödeme süreci gibi işlemler gerçekleştirilir.
SOSYAL BİLİMLER ÜNİVERSİTESİ
3. Taşınır ve demirbaş yönetimi
Üniversitenin sahip olduğu fiziksel varlıkların kayıt ve yönetimi de önemli bir görevdir. Örneğin:
gibi taşınırların kayıt altına alınması, ilgili birimlere verilmesi, takibi ve gerektiğinde hurdaya ayrılması gibi işlemler yürütülür.
Burada Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesindeki işlemler önemlidir.
4. Bina, tesis ve fiziksel ortamların işletilmesi
İMİDB’nin en görünür görevlerinden biri üniversitenin fiziksel çalışma ortamının işletilmesidir.Örneğin:
5. Güvenlik hizmetleri
Üniversite kampüslerinin güvenliği de İMİDB’nin görev alanında bulunabilir.Örneğin:
gibi faaliyetler yürütülebilir. Ancak güvenlik sistemlerinin kamera, network, sunucu ve yazılım altyapısı açısından BİDB ile koordinasyon gerekebilir.
SOSYAL BİLİMLER ÜNİVERSİTESİ
6. Temizlik ve destek hizmetleri
Üniversitenin günlük operasyonunda çok önemli bir alandır.
Örneğin:
gibi işler organize edilir.Bu hizmetler üniversite personeliyle veya hizmet alımı yoluyla gerçekleştirilebilir.
7. Hizmet Araçları
Üniversitenin hizmet araçlarının yönetimi de İMİDB’nin görev alanına girebilir.
Örneğin:
8. Depo ve lojistik
Üniversitenin satın aldığı malzemelerin: Satın alınması → teslim alınması → depolanması → ilgili birime teslim edilmesi → kayıtlarının tutulması süreçleri de İMİDB açısından önemlidir.
Bu nedenle İMİDB bir anlamda üniversitenin tedarik ve lojistik merkezlerinden biridir.
9. Üniversitenin operasyonel ihtiyaçlarının karşılanması
Bir akademik birim yeni bir laboratuvar kurmak istediğinde örneğin:”Laboratuvar için 20 adet masa, 20 adet sandalye, dolap, klima ve çeşitli ekipman gerekiyor.”
Bu ihtiyaçların teknik özelliklerinin ilgili akademik birim tarafından belirlenmesinden sonra satın alma ve tedarik süreçlerinin yürütülmesi İMİDB’nin sorumluluğuna girebilir.
Dolayısıyla İMİDB’nin temel amacı şudur:
Üniversitenin diğer birimlerinin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetleri mevzuata uygun, ekonomik, zamanında ve etkin şekilde temin etmek.
10. İdari ve Mali İşler Daire Başkanı :
Daire Başkanı bütün satın alma işlemlerini kendisi yapmaz, bütün evrakları kendisi hazırlamaz, bütün araçları kendisi takip etmez.
Başkanın temel görevi:
İMİDB’nin bütün faaliyetlerini planlamak, yönetmek, koordine etmek, denetlemek ve üst yönetime karşı sorumluluğu yerine getirmektir
11. Daire Başkanının Temel Görevleri
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
1. Başkanlığı yönetmek
Başkan;
Şube müdürlerini,
Memurları,
İdari personeli,
Destek hizmetlerini
koordine eder.
İşlerin mevzuata uygun ve zamanında yapılmasını sağlar.
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
2. Üniversitenin ihtiyaçlarını planlamak
Başkan, üniversitenin idari ve operasyonel ihtiyaçlarını öngörür.
Örneğin:”Gelecek yıl hangi hizmet alımlarına ihtiyaç var?””Kampüsün temizlik hizmeti nasıl organize edilmeli?””Güvenlik hizmetinin kapasitesi yeterli mi?””Hangi malzemelerin yenilenmesi gerekiyor?”
gibi soruların planlamasını yapar.
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
3. Satın alma süreçlerini yönetmek
Başkan satın alma süreçlerinin mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlar. Burada başkanın rolü: İhtiyaçların planlanması, Satın alma süreçlerinin koordinasyonu, İhale süreçlerinin gözetimi, Sözleşmelerin takibi,
Mal ve hizmetlerin zamanında temini,
Kaynakların etkin kullanılması gibi alanlardır.
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
4. Bütçe ve kaynak kullanımını takip etmek
İMİDB’nin sorumlu olduğu harcama süreçlerinin bütçeyle uyumlu yürütülmesini sağlar. Örneğin:
Üniversitenin temizlik hizmetlerine ne kadar kaynak ayrılmalı? Güvenlik hizmetinin maliyeti ne olacak? Yeni mobilya alımları için ne kadar bütçe gerekiyor? gibi konularda planlama ve koordinasyon yapar.
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
5. Üst yönetime danışmanlık yapmak
Daire Başkanı, Rektör ve üst yönetime üniversitenin idari ve operasyonel ihtiyaçları konusunda bilgi ve öneri sunar. Örneğin:”Kampüsümüzde temizlik hizmetinin mevcut personel ile sürdürülmesi yerine hizmet alımı yapılması daha ekonomik olacaktır.”
veya: “Güvenlik hizmetinin güçlendirilmesi için personel sayısının artırılması gerekmektedir.” gibi önerileri hazırlayabilir.
12. Daire Baskanı Görev Sematigi
Rektörlük
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
Şube Müdürleri
İdari ve teknik personel
Satın alma – taşınır – destek hizmetleri – güvenlik – temizlik – ulaştırma vb.
Başkan bu yapı içerisindeki yönetim ve koordinasyon makamıdır.
