SOSYAL BİLİMLER ÜNİVERSİTESİ
PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI
Personel Daire Başkanlığı, üniversitenin en önemli idari birimlerinden biridir. Temel görevi, üniversitede görev yapan akademik ve idari personelin insan kaynakları süreçlerini mevzuata uygun şekilde yürütmek, personel bilgilerinin güvenilirliğini sağlamak ve üniversitenin insan kaynağının planlanmasına katkıda bulunmaktır. En basit ifadeyle:
Personel Daire Başkanlığı, üniversitenin insan kaynakları yönetimini yürüten ve personelin göreve başlamasından ayrılışına kadar geçen süreçteki özlük ve idari işlemlerini yöneten birimdir.Ancak burada önemli bir ayrım var: Personel Daire Başkanlığı yalnızca “personel evraklarını tutan bir birim” değildir. Modern bir üniversitede insan kaynağı planlaması, personel politikaları, yetkinlik geliştirme, performans, kariyer, kurum kültürü ve çalışan memnuniyeti gibi konularda da stratejik rol üstlenebilir.
1. Personel Daire Başkanlığı nedir?
Bir üniversitenin en önemli kaynağı aslında insan kaynağıdır.
Üniversitede:
Öğretim üyeleri, Öğretim görevlileri, Araştırma görevlileri, İdari personel, Teknik personel, Sağlık personeli, Destek personeli gibi farklı çalışan grupları bulunur.
Bunların her birinin:
İşe alınması,
Atanması,
Göreve başlaması,
Özlük bilgilerinin tutulması,
İzinleri, Görev değişiklikleri,
Terfileri, Hizmet süreleri,
Emeklilik işlemleri,
Görevden ayrılması gibi çok sayıda idari işlemi vardır.
Bu süreçlerin merkezi koordinasyonunda Personel Daire Başkanlığı önemli rol oynar..
2. Görev alanı nedir?
Personel Daire Başkanlığının görev alanını personelin üniversitedeki yaşam döngüsü üzerinden değerlendirmek oldukça doğru olur:
İnsan kaynağı planlaması
↓
İşe alım / atama
↓
Göreve başlama
↓
Özlük işlemleri
↓
İzin / görevlendirme
↓
Kariyer / terfi
↓
Performans / gelişim
↓
Emeklilik veya ayrılış
Bu sürecin idari ve mevzuatsal boyutunu Personel Daire Başkanlığı yönetir.
3. Personel planlaması
Başkanlığın stratejik görevlerinden biri üniversitenin ne kadar ve hangi nitelikte personele ihtiyacı olduğunu planlamaktır.Örneğin:
Mühendislik Fakültesinde kaç öğretim üyesine ihtiyaç var?
Öğrenci sayısındaki artış nedeniyle kaç idari personele ihtiyaç olacak?
Hangi birimlerde personel açığı var?
Önümüzdeki üç yıl içerisinde kaç personel emekli olacak?
Bu tür analizler yapılabilir. Bu nedenle Personel Daire Başkanlığı yalnızca mevcut personeli takip etmekle kalmaz, gelecekteki insan kaynağı ihtiyacının planlanmasına da katkı sağlar.
4. Akademik personel işlemleri
Üniversitelerde akademik personelin işlemleri oldukça kapsamlıdır.
Örneğin:
Profesör, Doçent, Doktor Öğretim Üyesi, Öğretim Görevlisi, Araştırma Görevlisi gibi kadrolara ilişkin idari ve özlük süreçleri yürütülür.
Bunlara:
Kadro işlemleri, Atama, Yeniden atama, Görev süresi, Göreve başlama, Görev değişiklikleri,
İzinler, Görevlendirmeler, Özlük dosyaları gibi işlemler dahildir.
5. İdari personel işlemleri
Aynı şekilde idari personelin:
Atama, Nakil, Görev değişikliği, İzin, Özlük,
Hizmet süresi, Emeklilik, Görevden ayrılma
işlemleri yürütülür.
6. Özlük işlemleri
Personel Daire Başkanlığının en temel görevlerinden biri personel özlük bilgilerinin yönetimidir.
Örneğin personelin: Kimlik bilgileri, Göreve başlama tarihi, Kadrosu, Unvanı, Derece/kademesi, Hizmet bilgileri, İzin bilgileri, Görevlendirmeleri, Terfi bilgileri
gibi kayıtları tutulur.
Bu bilgilerin doğru, güncel ve güvenilir olması büyük önem taşır.
7. Atama ve görevlendirme işlemleri
Personelin üniversite içindeki veya dışındaki görev değişiklikleri de başkanlığın görev alanına girebilir. Örneğin:
Yeni bir akademisyenin atanması, İdari personelin başka bir birime atanması, Geçici görevlendirme, Yurt içi görevlendirme, Yurt dışı görevlendirme,
Yönetici görevlendirmelerigibi işlemlerin idari süreçleri yürütülür.
8. İzin işlemleri
Personelin:
Yıllık izin, Mazeret izni, Hastalık izni, Ücretsiz izin, Doğumla ilgili izinler, Akademik izinler gibi izin süreçlerinin mevzuata uygun şekilde yürütülmesi ve kayıtlarının tutulması sağlanır.
9. Terfi ve kariyer işlemleri
Personelin kariyer ilerlemeleriyle ilgili idari işlemler de Personel Daire Başkanlığı kapsamında olabilir.
Örneğin: Kademe ilerlemesi, Derece yükselmesi, Unvan değişikliği, Akademik atama ve yükseltme süreçlerinin idari boyutu gibi işlemler yürütülebilir. Burada önemli bir ayrım vardır: Akademik yeterliliğin değerlendirilmesi ilgili akademik kurul/jüri ve yetkili organların işi olabilir.
Atama ve özlük işlemlerinin idari olarak tamamlanması ise Personel Daire Başkanlığının görevidir.
10. Personel performansı ve gelişimi
Modern bir üniversitede Personel Daire Başkanlığının rolü bununla sınırlı olmamalıdır. İnsan kaynakları anlayışıyla:
Personel eğitimleri, Hizmet içi eğitim, Yetkinlik geliştirme, Kariyer planlaması,
Liderlik eğitimleri, Yönetici geliştirme,
Çalışan memnuniyeti gibi konularda çalışmalar yürütülebilir.
Örneğin: Yeni atanan bölüm sekreterleri için “Üniversite mevzuatı ve öğrenci işlemleri” eğitimi veya: Yeni yöneticiler için “Yükseköğretimde yönetim ve liderlik” programı gibi eğitimler organize edilebilir.
11. İnsan kaynakları politikası
Bence modern bir üniversitede Personel Daire Başkanlığının en önemli stratejik görevlerinden biri budur.Başkanlık: “Üniversitemiz nasıl bir insan kaynağına sahip olmalı?”sorusuna cevap üretmelidir.
Örneğin: Liyakat, Yetkinlik, Akademik kalite,
Çalışan bağlılığı, Kariyer gelişimi, Kurumsal kültür, Yönetici gelişimi, Çalışan memnuniyeti gibi konularda insan kaynakları politikaları geliştirebilir.
12. Personel bilgi sistemi
Personel bilgilerinin elektronik ortamda yönetilmesi de önemli bir görevdir.
Sistemde: Personel bilgileri, Kadro, İzin, Görevlendirme, Özlük, Terfi, Hizmet bilgileri
gibi veriler tutulabilir. Burada da Bilgi İşlem ile Personel Daire Başkanlığı arasında görev ayrımı vardır:
Personel Daire Başkanlığı: Verinin ne olması gerektiğini ve mevzuatın nasıl uygulanacağını belirler.
Bilgi İşlem:Sistemin teknik altyapısını ve yazılımını işletir.
13. Personel Daire Başkanı ne yapar?
Personel Daire Başkanı, üniversitenin bütün personel işlemlerini bizzat yapan kişi değildir.
Başkanın temel görevi:
Üniversitenin insan kaynakları ve personel işlemlerini planlamak, yönetmek, koordine etmek, mevzuata uygunluğunu sağlamak ve Rektörlüğe insan kaynağı konusunda danışmanlık yapmaktır.
14. Başkanın temel görevleri
A. Personel Daire Başkanlığını yönetmek
Başkan: Şube müdürlerini, Personel uzmanlarını, Memurları, İdari personeli
koordine eder.
İşlerin zamanında ve mevzuata uygun yapılmasını sağlar.
B. Rektörlüğe insan kaynakları konusunda danışmanlık yapmak
Bu başkanlığın stratejik yönlerinden biridir.
Örneğin Rektör:“Yeni açacağımız fakülte için hangi kadrolara ihtiyacımız var?”
diye sorduğunda Başkan: Mevcut personel durumunu, Öğrenci sayılarını, Akademik programları, Kadro ihtiyaçlarını, Bütçe imkânlarını değerlendirerek öneri sunabilir.
15. Kadro planlaması
Başkanın önemli görevlerinden biri kadro planlamasıdır. Örneğin: “İlahiyat Fakültesinde 15 öğretim üyesi bulunuyor. Öğrenci sayısındaki artış nedeniyle 5 yeni akademik kadroya ihtiyaç var.” veya:
“İdari birimlerde personel dağılımı dengeli değil.” gibi analizler yapabilir.
Bu nedenle Personel Daire Başkanı, Rektörlüğün insan kaynağı planlamasında önemli danışmanlarından biridir.
16. Personel mevzuatının uygulanmasını sağlamak
Personel işlemleri çok yoğun mevzuata tabidir.Başkanlığın görevlerinden biri de:
“Personel işlemleri yürürlükteki mevzuata uygun mu?” sorusunun cevabını sürekli kontrol etmektir.
Örneğin: Atama, Görev süresi, İzin, Terfi,
Görevlendirme, Emeklilikişlemlerinin mevzuata uygun yürütülmesi gerekir.
17. Personel verilerini yönetmek
Başkan üniversitenin insan kaynağına ilişkin güncel verileri takip etmelidir.
Örneğin: Toplam personel sayısı, Akademik/idari personel dağılımı, Fakülte bazında personel, Unvan dağılımı, Yaş dağılımı, Emeklilik projeksiyonu, Personel açığı, Personel devir oranı gibi veriler üst yönetime sunulabilir. Bu veriler üniversitenin stratejik planlamasında oldukça değerlidir.
18. Personel Daire Başkanı ile diğer yöneticiler arasındaki ilişki
Burada önemli bir görev ayrımı vardır.
Örneğin bir Fakülte Dekanı: “Bölümümüzde yeni bir öğretim üyesine ihtiyacımız var.”
der.zPersonel Daire Başkanı ise:
“Bu ihtiyacın kadro ve personel mevzuatı açısından nasıl karşılanabileceğini” değerlendirir ve gerekli idari süreci koordine eder. Benzer şekilde:
Rektör → stratejik karar
Dekan → akademik ihtiyaç
Personel Daire Başkanı → insan kaynakları ve idari süreç şeklinde bir iş bölümü kurulabilir.
19. Personel Daire Başkanlığı ile diğer birimler
Üniversite içerisindeki görev ayrımını şöyle düşünebiliriz:
Birim, Temel görev, Personel Daire Başkanlığı, İnsan kaynakları, özlük, atama ve personel işlemleri, Akademik birimler, Akademik ihtiyaç ve akademik değerlendirme, İdari ve Mali İşler, Mal/hizmet, satın alma ve operasyonel destek, Strateji Geliştirme, Bütçe ve stratejik planlama, Mali İşler, Maaş, ödeme ve mali işlemlerin ilgili boyutu, Bilgi İşlem
Personel bilgi sistemlerinin teknik altyapısı
Hukuk Müşavirliği, Hukuki görüş ve hukuki süreçler, Genel Sekreterlik, İdari koordinasyon.
Bu ayrım özellikle üniversitenin organizasyon şemasını oluştururken çok önemlidir.
20. İdeal organizasyon yapısı
Orta veya büyük bir üniversitede Personel Daire Başkanlığı örneğin şu şekilde yapılandırılabilir:
Personel Daire Başkanı
→ Akademik Personel Şube Müdürlüğü
→ İdari Personel Şube Müdürlüğü
→ Özlük ve Tahakkuk Şube Müdürlüğü
→ Kadro ve Atama Şube Müdürlüğü
→ Personel Bilgi ve İstatistik Birimi
→ Eğitim, Gelişim ve İnsan Kaynakları Birimi
Daha gelişmiş bir üniversitede ayrıca:
Kariyer ve yetenek yönetimi, Performans yönetimi, Çalışan deneyimi, Organizasyonel gelişim, İnsan kaynakları analitiği gibi birimler oluşturulabilir.
21. Personel Daire Başkanının stratejik rolü
Özellikle günümüz üniversitelerinde Personel Daire Başkanının rolünü yalnızca:
“Personel evraklarını tutan ve atama yazılarını hazırlayan kişi” olarak görmek yetersizdir.
Daha doğru yaklaşım: “Üniversitenin insan sermayesini yöneten stratejik yönetici.”
Örneğin üniversitenin önümüzdeki beş yıl içinde: 10 yeni bölüm açması, Öğrenci sayısını artırması, Uluslararasılaşması,
Araştırma kapasitesini yükseltmesiplanlanıyorsa, bunun insan kaynağı boyutunun Personel Daire Başkanlığı tarafından planlanması gerekir.
